REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE ASOCIACIONES CIVILES

I) Solicitud de Personería.-

1) Testimonio Notarial: (en papel notarial) del acta de asamblea fundacional con aprobación del estatuto completo que va a regir la institución. Montepío Notarial $U

2) Nota dirigida al Ministerio solicitando aprobación del estatuto y el reconocimiento de la personería jurídica (sin certificación notarial si quienes la suscriben están debidamente autorizados por la Asamblea).

2,1- En esta nota deben dar domicilio de la sede social y número de teléfono.

2.2- Constituir domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando si es posible, numero de teléfono y fax.

3) Si se trata de una Institución con sede en el interior, adjuntar certificado notarial acreditando:

a) Existencia de la institución y ubicación de su sede

b) Actividad que desarrolla

c) De tener cantina, quien la explota

II) Reforma de Estatutos

1) Testimonio Notarial: (en papel notarial) del Acta de Asamblea donde se aprueba el artículo o los artículos reformados. Montepío Notarial $U

2) Certificación Notarial detallando requisitos cumplidos para la reforma de los estatutos, Montepío Notarial $U

3) NOTA dirigida al Ministro solicitando la aprobación de la reforma suscrita por los gestores, quienes deberán ser designados por la Asamblea (ver artículo 2 del Estatuto Tipo), o representantes de la Institución.

3.1- En esta nota deben indicar domicilio de la sede social y numero de teléfono.

3.2- Constituir domicilio legal en el Departamento de Montevideo a los efectos de la gestión, indicando si es posible, numero de teléfono y fax.

4) Ver numeral I) apartado 3.

III) DOCUMENTACION SOCIAL

Libro de ACTAS DE ASAMBLEA

Libro de COMISION DIRECTIVA

Libro de CAJA (con cierres mensuales)

Libro de REGISTRO DE SOCIOS (con datos personales de cada socio, nombre, domicilio, fecha de ingreso y egreso. Todos estos datos deben estar en columnas).

Los cuatro libros deben estar foliados.

ASOCIACIONES CIVILES Y FUNDACIONES

Disposiciones a tener en cuenta por las instituciones en lo referente a la documentación social.

REQUISITOS GENERALES

1. Los libros deben llevarse:

a. en forma manual, debiendo escriturarse con tinta o birome, foliarse y tener hojas fijas, no movibles, para garantizar la seguridad de los mismos o,
b. en forma computarizada, pegándose las hojas en un libro de tapas duras, y debiendo estar foliadas y ligadas cada una con la firma del Presidente y Secretario.

1. Las memorias y Balances aprobados por la Asamblea Ordinaria, deberán ser acreditados con la transcripción en el libro respectivo o exhibición de los ejemplares correspondientes
2. Los Actos Eleccionarios se acreditarán mediante la presentación de:

a. designación de Comisión Electoral;
b. exhibición de listas originales en las cuales conste la firma aprobatoria de los candidatos y c) actas de la Comisión Electoral.

1. El declarante deberá conocer detalladamente la actividad efectiva que está desarrollando la Institución.
2. Las fundaciones deberán acreditar el patrimonio inicial.

REQUISITOS DE LOS LIBROS

LIBRO DE ASAMBLEAS:

Las actas de Asambleas Ordinarias y Extraordinarias deberán contener:

1. Lugar, fecha y hora.
2. Si se reunió en 1ra., 2da. o 3ra. Convocatoria.
3. Quórum
4. Orden del día
5. Desarrollo de temas y aprobación ( indicando las mayorías)
6. Designación y firma por asambleístas.

Se deberá llevar aparte, un registro de asistencia (libro o cuaderno), con la firma de los socios concurrentes.

Exhibición de las convocatorias (citaciones, publicaciones, etc.)

LIBRO DE ACTAS DE LA COMISION DIRECTIVA:

Las actas deberán contener:

1. Fecha, hora y lugar de reunión.
2. Nombre de los directivos presentes.
3. Lectura y aprobación del acta anterior.
4. Orden del día
5. Desarrollo de los temas tratados
6. Deberán ser firmadas por Presidente y Secretario.

Las reuniones deberán efectuarse con la periodicidad que indican los estatutos aprobados.

LIBRO MAYOR DE CAJA

a. Debe contener cinco columnas:

Día Concepto Debe (o ingresos) Haber (o egresos) Saldo

b. Se hacen cierres mensuales y se saca el saldo del mes, para empezar al mes siguiente con el saldo anterior.
c. No puede ser corregido, tachado o raspado.
d. Cada asiento en el libro debe estar respaldado por un comprobante

Cuando el volumen contable lo justifique, se podrá llevar en hojas sueltas computarizadas, las que deberán estar preenumeradas (no por la computadora) y tendrán que encuadernarse cada seis meses.

Las instituciones que lleven cuenta bancaria, deberán exhibir el último estado de cuenta.

Las que tengan personal rentado, deberán presentar Planilla de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y último recibo de pago del Banco de Previsión Social.

Las instituciones que tengan cantina y sea usufructuada por concesionario, deberán presentar contrato vigente y los aportes del concesionario al Banco de Previsión Social y Dirección General Impositiva.

LIBRO DE REGISTRO DE SOCIOS

Deberá contener cuatro columnas:

Nombre Dirección Fecha de ingreso Fecha de Egreso

Los socios concurrentes al acto fundacional llevarán la fecha de dicho acto y los que ingresen posteriormente, la fecha en que son aceptados por actas de Comisión Directiva, al igual que los egresos.

En caso de que además, la Institución cuente entre sus socios a personas jurídicas, en este registro deberá constar también el nombre de los representantes y fecha que acredita la vigencia del mandato correspondiente.

Estatuto tipo de Asociaciones Civiles

Fuente: http://www.dgr.gub.uy/asociaciones.htm

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